Procedimiento al Abrir para los Negocios de Cambio de Cheques

Procedimiento al Abrir para los Negocios de Cambio de Cheques

junio 09, 2017

Como cambiador de cheques, usted se enfrenta al riesgo financiero todos los días. Una gran parte de su plan de negocios está enfocado a detectar y prevenir el fraude financiero para proteger su negocio de cambio de cheques. Usted cuenta con un proceso claro de cambio de cheques que utiliza para examinar a los nuevos clientes y monitorear cualquier posible actividad sospechosa. Aunque registre la información y presente reportes, existe también otro tipo de riesgo que se merece el mismo nivel de preparación cuidadosa.

Su negocio de cambio de cheques es una institución financiera, la cual la convierte en un blanco potencial para los delincuentes que buscan robar el dinero en efectivo de su negocio. Al igual que su riesgo de cumplimiento financiero, esta amenaza puede ser monitoreada, reducida y manejada. La clave para prevenir un robo es mantenerse alerta y seguir un plan de seguridad para la apertura y cierre de sus operaciones diarias. Ponga atención a su alrededor y cumpla estrictamente con sus procedimientos – lo peor que puede hacer es volverse descuidado en su rutina.

Procedimiento General al Abrir para los Negocios de Cambio de Cheques

Lo más importante que hay que recordar cuando usted abre su negocio de cambio de cheques cada día es apegarse a su procedimiento y mantenerse alerta. Si un delincuente decide asaltar su negocio, ellos probablemente investigan el edificio y anotan su rutina general al abrir y cerrar su negocio. Si ellos lo están observando, ellos sabrán si usted está normalmente alerta o si usted se ve a menudo cansado o distraído. El mantenerse alerta, enviará la señal de que usted se encuentra en control – y podría realmente desalentar un asalto.

Cuando usted elabore su propio procedimiento de apertura diaria, tome en cuenta los riesgos y obstáculos distintivos para su ubicación o negocio específico. Esto podría incluir cómo se encuentra ubicado su negocio en su lote, problemas de visibilidad como setos u otros puntos ciegos, una ubicación en una zona de alta delincuencia o el tener una caja fuerte grande y un negocio de gran volumen. Sus procedimientos al abrir y cerrar deben estar por escrito y usted debe revisarlos e informarlos a todos sus empleados. Cada empleado, nuevo o antiguo, debe estar familiarizado con los procedimientos una vez cada trimestre.

Aquí se encuentra un procedimiento básico de apertura para un negocio de cambio de cheques:

  1. Programe a dos empleados para que lleguen casi al mismo tiempo para abrir el negocio todas las mañanas. Cada empleado debe llegar por separado.
  2. Al llegar al negocio, cada empleado debe darle una vuelta alrededor del local para observar cualquier actividad sospechosa tales como carros estacionados o personas merodeando.
  3. El primer empleado debe entrar al edificio y desactivar la alarma mientras que el segundo empleado debe esperar en su carro.
  4. Al entrar, el empleado debe revisar las puertas y ventanas en busca de señales de violación o entrada forzosa, especialmente si se encuentran carros desconocidos sin conductores estacionados en el lote.
  5. Mientras que el primer empleado entra e inspecciona el edificio, el segundo empleado debe esperar afuera hasta que haya recibido la señal de que “todo está bien”. El segundo empleado debe continuar observando el local en busca de cualquier actividad sospechosa.  
  6. Cuando el primer empleado dé la señal de que “todo está bien”, el segundo empleado puede entrar. Durante este tiempo, el primer empleado actuará como vigilante para una entrada segura del segundo empleado.  
  7. Programe y acuerde la hora en que el primer empleado deba entrar al local, desactivar la alarma, inspeccionar el local y que dé la señal de que “todo está bien” al segundo empleado. Si el primer empleado no da la señal de que “todo está bien” durante un periodo específico de tiempo (ej. 10 minutos), el segundo empleado debe inmediatamente llamar a la policía. El segundo empleado no debe entrar al local. Al contrario, debe mantenerse afuera, en su carro y esperar a que llegue la asistencia de la policía.
  8. Si en cualquier momento durante el procedimiento de apertura, cualquiera de los empleados no se siente seguro o percibe algún peligro, los empleados deben regresar a sus carros y llamar a la policía.

Estos pasos le darán una idea de los requisitos mínimos para el procedimiento de apertura diaria de su negocio. Usted debe elaborar su propio procedimiento junto con los requisitos estatales de licencias y su agente de seguros para comprender completamente su riesgo y las consecuencias de su procedimiento. Si le gustaría saber cómo funciona esto, comuníquese directamente con nuestro equipo de servicio a clientes de NCC. Todos los clientes de cambio de cheques de NCC reciben cuentas bancarias, sistemas de cumplimiento, procesos empresariales y tecnología innovadora que protege a su negocio del riesgo.

Consejos para Evitar un Asalto en su Negocio de Cambio de Cheques

Usted puede preparar a ambos, su local físico de negocios y a sus empleados para evitar un asalto. La clave para que su local físico tenga éxito es limitar los objetos o prácticas que reducen la visibilidad alrededor y dentro de su negocio. Para hacer esto, usted puede: 1) mantener el interior de su negocio bien alumbrado en todo momento; 2) poner luces de spot en las entradas; 3) mantener las ventanas y puertas sin rótulos u otras obstrucciones; y 4) poner su caja registradora a la vista de una ventana o puerta, en lugar de que esté fuera de la vista, de manera que la policía pueda verla durante sus rondas de vigilancia.  

Además de optimizar la visibilidad, usted puede instalar cámaras y sistemas de alarmas. Asegúrese de instalar un horario para revisar periódicamente sus cámaras y sistema de alarma y asegurarse de que estén funcionando correctamente. En caso de un asalto, el tener una descripción detallada del sospechoso(s) es esencial para ayudar a la policía a atrapar al delincuente(s).  Para esto, usted puede marcar la orilla de sus entradas principales con cinta de medir que le ayude a obtener información sobre la estatura exacta en caso de un asalto.

Dentro de su negocio, usted debe tener establecido un proceso de cambio de cheques que incremente la seguridad. Es importante el nunca “mostrar el dinero” y utilizar un contenedor/caja o recipiente de entrega cuando sea posible. Al mantener el dinero en efectivo fuera de la vista y minimizar el efectivo en caja, usted le da a los asaltantes menos motivación de atacar su negocio. Cuando transporte efectivo para depósitos o recoja efectivo, varíe el horario y la ruta que toma hacia el banco. Cuando sea posible, realice las vueltas en pares (dos personas) y esconda la bolsa/maletín del efectivo en una simple bolsa de mandado o mochila.

Más allá de su capacitación usual y procesos detallados, usted puede tomar algunos otros pasos para preparar a sus empleados para el éxito. Primero, siempre abra y cierre su negocio con dos personas. Nunca deje a un solo empleado para que abra o cierre el negocio, ya que esto lo pone a él/ella en un alto riesgo. Segundo, aconseje a sus empleados a confiar en sus instintos.  Si algo parece “raro” o “sospechoso”, lo más seguro es que lo sea. Por último, aliente a sus empleados a saludar a cada cliente viéndolo a los ojos y conversar con ellos. Sus empleados pueden observar la apariencia del cliente, mientras que desalientan a los asaltantes dudosos o ladrones con su acercamiento directo y vista firme al atenderlos.   

Observe las Señales de Alerta en sus Locales de Cambio de Cheques

Como lo mencionamos anteriormente, si algo se ve raro, usted debe confiar en sus instintos. Aunque un asalto puede ocurrir cuando menos lo espere, existen algunas señales de alerta que usted puede identificar.  

Señales de alerta que debe observar en su local del negocio:

  1. Vehículos raros estacionados cerca del negocio durante las horas en que abre y cierra el local.
  2. Gente con ropa inapropiada de acuerdo al clima (ej. un abrigo largo en verano).
  3. Un cliente nervioso que evita verlo a los ojos, sudando o aparentemente incómodo.
  4. Un cliente(s) nuevo(s) haciendo preguntas sobre su negocio (sobre el volumen de cheques que usted maneja, cuantos empleados trabajan, etc.)

Si usted ve una persona sospechosa, notifíquelo a la policía inmediatamente y anote su apariencia, asociados, marca y modelo el automóvil, placas si es posible. Además de sus procedimientos de apertura y cierre diario, cada negocio de cambio de cheques debe también tener establecido un procedimiento de respuesta a asaltos. Este debe detallar las instrucciones para los empleados en caso asalto. Como parte de su estrategia de manejo de riesgos, cultive un ambiente profesional y asegúrese de que sus empleados estén conscientes de que la seguridad es principal aparte de las ventas.

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