Lineamientos Para el Cambio de Cheques

Lineamientos Para el Cambio de Cheques

septiembre 23, 2016

Nuestros lineamientos para el cambio de cheques le mostraran los pasos básicos para su negocio de cambio de cheques. Usted se quedará sorprendido de cuantos cambiadores de cheques no saben cómo cambiar un cheque de forma adecuada. Para aquellos que no están familiarizados con el proceso completo (o desean actualizarse), hemos creados un proceso paso a paso, dividido en varias categorías de cambio de cheques.

El siguiente proceso establece las operaciones básicas para el cambio de cheques de manera eficiente.

Cheques de Nómina

Nuevo Cliente: para un Nuevo Cliente, debemos estar en nuestro máximo nivel de alerta.

  1. VALIDE AL CLIENTE
    1. Para un Nuevo Cliente, usted necesita la mayor información posible, incluyendo el nombre, dirección, teléfono de casa, teléfono celular, número de seguro social, empleador, referencias, altura, color de ojos, raza, etc.
    2. Se requiere por lo menos un tipo de identificación con fotografía expedida por el gobierno.
    3. Usted puede pedirle al cliente que lleven una solicitud por escrito, o puede registrar la información directamente en Powercheck.
    4. Asegúrese de que la imagen de la foto en la tarje del nuevo cliente en Powercheck está clara. Escanee una copia de la identificación del cliente en Powercheck.
    5. Si tiene alguna duda sobre la identificación proporcionada, o si cualquiera de las alertas tratadas a continuación están presentes, usted deben también checar al cliente en el programa LexisNexs de Identificación Instantánea. Asegúrese que imprimir el reporte Instantáneo de la Identificación para el archivo del cliente.  
    6. Excepción para los cheques menores a $500: Si el cliente no cuenta con una identificación válida con fotografía pero usted puede confirmar el cheque con el emisor, usted puede todavía cambiarle el cheque siempre y cuando obtenga del cliente suficiente información para identificarlo.
  2. LLAME AL EMISOR DEL CHEQUE
    1. Usted debe llamar al emisor del cheque para verificar que el cliente es un empleado y que el cheque fue verdaderamente expedido para él.
    2. Pregúntele al emisor del cheque por el número y la cantidad.
    3. NO llame al número de teléfono impreso en el cheque. Llame a otro número verificado de la compañía (utilice sitios como www.411.com., etc).
    4. Escriba el número de teléfono y nombre de la persona con quien usted habló en la parte superior del lado izquierdo del cheque.
  3. LLAME AL BANCO
    1. Usted debe intentar llamar al banco para verificar la cuenta y disponibilidad de fondos. No todos los bancos verificarán los fondos, pero por aquellos que si lo hacen, usted debe llamarles.
  4. APROBACIÓN
    1. Obtenga el código de aprobación de su supervisor si la cantidad del cheque excede su límite.

Clientes Existentes

  1. Si usted conoce al cliente y su archivo está en el sistema, el cliente no necesitar presentar de nuevo su identificación. Pero si usted no lo reconoce, usted debe pedirle ver su identificación para verificar si es la misma persona que está en el sistema.
  2. Asegúrese de actualizar la información del cliente en Powercheck cuando revise la identificación.
  3. Aún para clientes  asiduos, Powercheck toma una nueva fotografía con cada operación. ¡Esto es IMPORTANTE!
  4. Guía para llamar al emisor del cheque con los clientes existentes:
    1. NUEVO EMISOR DE CHEQUES: LLAMAR AL EMISOR DEL CHEQUE > LLAMAR AL BANCO (ver #2 y #3 arriba)
    2. EMISOR EXISTENTE, MISMO CHEQUE: CAMBIAR EL CHEQUE
    3. EMISOR EXISTENTE, AUMENTO EXCESIVO: LLAMAR AL EMISOR DEL CHEQUE.
      1. Si el cliente trae un cheque con mayor cantidad de lo normal, usted debe llamar al emisor del cheque para asegurarse de que es válido, ver #2 arriba.

Cheques de Tesorería

Nuevo Cliente

  1. VERIFIQUE EL CHEQUE
    1. Llame al Departamento de Tesorería (1-800-697-2605) y verifique que el cheque sea válido. Escriba el nombre de la persona con quien usted habló en la parte superior del lado izquierdo del cheque.
  2. VALIDE AL CLIENTE
    1. Para un Nuevo Cliente, usted necesita la mayor información posible, incluyendo el nombre, dirección, teléfono de casa, teléfono celular, número de seguro social, empleador, referencias, altura, color de ojos, raza, etc.
    2. Se requiere por lo menos un tipo de identificación con fotografía expedida por el gobierno.
    3. Usted puede pedirle al cliente que lleven una solicitud por escrito, o puede registrar la información directamente en Powercheck.    
    4. Asegúrese de que la imagen de la foto en la tarje del nuevo cliente en Powercheck está clara. Escanee una copia de la identificación del cliente en Powercheck.
    5. Para cheques de la Tesorería de nuevos clientes, usted DEBE checar al cliente en el programa de identificación Instantánea LexisNexis, incluyendo el número de seguro social. Asegúrese de imprimir el reporte Instantáneo de la identificación para el archivo de cliente.
  3. HUELLAS DIGITALES
    1. El cliente debe utilizar la almohadilla de tinta proporcionada para colocar la huella digital de su dedo índice derecho sobre el anverso del cheque.
  4. APROBACIÓN
    1. Obtenga el código de aprobación de su supervisor si la cantidad del cheque excede su límite.

Cliente Existente

  1. VERIFIQUE EL CHEQUE
    1. Ver arriba.
  2. VERIFIQUE AL CLIENTE
    1. Ya que los cheques de Tesorería son especialmente propensos al fraude, usted debe estar absolutamente seguro de que la persona que presenta y endosa el cheque es quien dice que es. Si usted no está seguro, pídale que le muestre su Identificación. También asegúrese de tomarle una buena foto al cliente con Powercheck.
    2. HUELLAS DIGITALES
      1. Ver arriba.
    3. APROBACIÓN
      1. Obtenga el código de aprobación de su supervisor si la cantidad del cheque excede su límite.

Cheques RAL

Estos cheques son expedidos por bancos a nombre de los preparadores de impuestos como H&R Block y Jackson Hewitt. Estos son aún más propensos a fraude que los cheques de Tesorería, así que debemos de tener mucho cuidado. En muchos casos, los preparadores de impuestos cooperan con nosotros para confirmar que se le haya expedido a su cliente su reembolso. Siempre que sea posible debemos verificarlo con el preparador de impuestos.

Siga todas las mismas reglas anteriores para los cheques de Tesorería. En lugar de llamar al departamento de Tesorería, verifique el cheque con el preparador de impuestos (cuando sea posible) Y  con el banco que expide el cheque RAL. La mayoría de los bancos tienen un sistema automatizado para verificar estos cheques. NO llame al número impreso en el cheque sin antes verificar primero ese número. Los cheques RAL falsos a menudo tienen un sistema de verificación ficticio.

Cheques (Comerciales) de Negocio a Negocio

  1. Todos los clientes comerciales deben cumplir con tres amplias áreas de control de riesgo:
    1. Presencia física.
      1. Bajo ninguna circunstancia se cambiaran cheques a menos que el endosante esté presente al momento de cambiar el cheque y se lleve consigo 100% de las ganancias de la operación. El endosante debe ser un funcionario de la compañía, a menos que esté previamente autorizado por una resolución corporativa el cambiar cheques a nombre de la compañía. El endoso de alguien que no sea un funcionario debe ser explícitamente aprobado por el área de cumplimiento de la revisión del documento original de la resolución. El Departamento de Cumplimiento regularmente publica una lista de los endosantes aprobados.
    2. Documentación en archivo.
      1. El archivo debe estar completo con los siguientes documentos originales. El funcionario de Cumplimiento revisará el archivo regularmente para asegurarse de la actualización de todos los documentos:
        1. Acta Constitutiva (compañía “activa” en SunBiz).  Mientras que la duración de la compañía no es un criterio específico de aprobación, seremos extra cuidadosos al aprobar compañías que han sido incorporadas con menos de seis meses.
        2. Número de Identificación fiscal (copia de la notificación del IRS (Hacienda) o la última declaración de impuestos).
        3. Licencia ocupacional u otra licencia comercial (puede ser omitida por el oficial de cumplimiento si el cliente está en un tipo de negocio que no requiere una licencia).
        4. Copias de identificación expedida por el gobierno para cada propietario/funcionario así como para el endosante (cliente físicamente presente) que realiza la operación.
        5. Acuerdo Original de Indemnización y Garantía Personal, firmado en la presencia de un empleado de Smart Center.
        6. SI la compañía tiene más de un funcionario O se va a autorizar a una persona que no sea funcionario para cambiar cheques, el cliente debe también  proporcionar una resolución corporativa firmada por todos los funcionarios en la presencia del empleado de Smart Center.
      2. Conozca a su Cliente.
        1. Cada archivo del cliente tendrá una hoja resumen donde anotaremos cualquier información adicional acerca del cliente y su negocio para que nos permita  a nosotros establecer un propósito comercial legitimo para sus operaciones. Esta información puede incluir: número de empleados o trabajadores en el negocio en cuestión, tipo y ubicación del trabajo compensado, etc., y será revisada con regularidad.
        2. Con cada operación de cambio de cheques, se tomará una foto del cliente utilizando el programa POS Powercheck y el cheque será escaneado por el sistema (anverso y reverso) después del endoso. El cliente debe presentar una identificación oficial al momento de la operación a menos que sea personalmente conocido por el empleado y su identificación esté ya incluida en el sistema. Los cheques arriba de $10,000 requieren la huella digital del dedo índice derecho del cliente.

Nuevo Cliente

Cualquier cliente comercial nuevo debe estar previamente autorizado por el funcionario de cumplimiento (ver los documentos requeridos en la parte de arriba).

  1.   LLAME AL EMISOR DEL CHEQUE
    1. Usted debe llamar al emisor del cheque para verificar que el cheque fue realmente expedido al cliente.
    2. Pregúntele al emisor del cheque por el número y la cantidad.  
    3. NO llame al número de teléfono impreso en el cheque. Llame a otro número verificado de la compañía (utilice sitios como www.411.com, etc.)  
    4. Escriba el número de teléfono y nombre de la persona con quien usted habló en la parte superior del lado izquierdo del cheque.
  2. LLAME AL BANCO
    1. Usted debe intentar llamar al banco para verificar la cuenta y disponibilidad de fondos. No todos los bancos verificarán los fondos, pero por aquellos que si lo hacen, usted debe llamarles.
  3. APROBACIÓN
    1. Obtenga el código de aprobación de su supervisor u oficial de Cumplimiento si la cantidad del cheque excede su límite.
  4. HUELLAS DIGITALES
    1. Si el cheque es mayor a $10,000, el cliente DEBE usar la almohadilla de tinta proporcionada para colocar su huella digital del dedo índice derecho en el anverso del cheque.

Client Existente / Nuevo Emisor de Cheques

  1. CONFIRME LA LISTA DE CLIENTES APROBADOS para asegurarse de que ambos, la compañía y el endosante han sido aprobados por el departamento de cumplimiento.
  2. LLAME AL EMISOR DEL CHEQUE:
    1. Usted debe llamar al emisor del cheque para verificar que el cheque ha sido realmente expedido al cliente.
    2. Pregúntele al emisor del cheque el número y la cantidad.  
    3. NO llame al número de teléfono impreso en el cheque. Llame al número independiente verificado de la compañía (utilice sitios como www.411.com., etc)
    4. Escriba el número de teléfono y el nombre de la persona con quien habló en la parte superior izquierda del cheque.   
  3. LLAME AL BANCO: Usted debe intentar llamar al banco para verificar la cuenta y disponibilidad de fondos. No todos los bancos verificarán los fondos, pero por aquellos que si lo hacen, usted debe llamarles.
  4. APROBACIÓN: Obtenga el código de aprobación de su supervisor u oficial de Cumplimiento si la cantidad del cheque excede su límite.
  5. HUELLAS DIGITALES: Si es mayor de $10,000 (ver arriba).

Cliente Existente / Emisor Existente (Antiguo) 

  1. CONFIRME LA LISTA DE CLIENTES APROBADOS
    1. Para asegurarse de que ambos, la compañía y el endosante han sido aprobados por el departamento de cumplimiento.  
  2. APROBACIÓN
    1. Obtenga el código de aprobación de su supervisor u oficial de Cumplimiento si la cantidad del cheque excede su límite.
  3. HUELLAS DIGITALES
    1. Si es mayor de $10,000 (ver arriba).

Alertas Universales en Cambios de Cheques

Aún los mejores falsificadores cometen errores.  Casi todos los cheques falsos tienen algo que los delata. Si usted está alerta, los detectará  antes de que cometa el error de cambiarlos.

Aclarado esto, todas las alertas no significan que el cheque no debe ser cambiado; éstas son solo señales para ser precavido. El mejor antídoto para una alerta es hacer preguntas: ¿Para qué es el cheque?  ¿Cómo lo obtuvieron?, etc. Siempre es importante que Conozca a su Cliente, pero aún más cuando tiene un cheque sospechoso.

Si usted tiene alguna vez dudas sobre si cambiar un cheque o no, llame a su gerente de distrito, al oficial de cumplimiento o al presidente de la compañía. Aquí se encuentra una lista básica de alertas para quienes cambian cheques. Esté alerta de lo siguiente:

  1. Un cheque de más de 7 días: la mayoría de la gente utiliza cambiadores de cheques porque tienen prisa para obtener su dinero. Un cheque de más de 7 días a menudo no es bueno. Usted debe obtener la aprobación del gerente de distrito, del oficial de cumplimiento o del presidente antes de cambiar un cheque viejo.
  2. Verifique el aspecto y siéntalo: A menudo, una falsificación puede ser detectada a simple vista (revise el lote, aspectos de seguridad). Un cheque de poca cantidad puede indicar una cuenta nueva, o un cheque con una gran cantidad puede ser ficticio. Aunque los cheques escritos a mano son comunes, la mayoría de las compañías utilizan cheques generados por computadora, así que tenga cuidado de los que están escritos a mano. También ponga atención por errores ortográficos y cantidades en dólares que no coincidan.
  3. Comportamiento de cliente: si el cliente está nervioso, habla excesivamente, está de prisa, y/o parece preocupado acerca de la tarifa que se le cobra, puede estar usando un cheque falso. Ponga atención.
  4. Nuevos clientes: la mayoría de los fraudes son cometidos por nuevos clientes. Tenga cuidado de alguien que no viva o trabaje cerca de la tienda. Tenga cuidado de la dirección de la persona o si su Identificación no concuerda con su dirección impresa en el cheque. Siempre es bueno utilizar el Identificador Instantáneo Lexis Nexis con los nuevos clientes, y es requerido con cualquier nuevo cliente con un cheque mayor a $1000. Siempre imprima el reporte instantáneo de identificación e inclúyalo en el archivo del cliente para probar que usted lo utilizó.
  5. La Lista de “No Cambiar”
    1. El departamento de cumplimiento conserva una lista de No Cambiar de clientes (personas y compañías a las cuales no se les cambiarán cheques). Esta lista es actualizada y enviada periódicamente a las tiendas.
  6. Advertencias en Powercheck
    1. Cuando un cliente intente pasar un cheque falso, el cajero debe crear un perfile del cliente y un perfil en el sistema, e indicar una alerta roja parpadeante en ambos de manera que las otras tiendas estén alertas. Si usted ve una advertencia de fraude en el archivo de cliente, ¡NO LO CAMBIE!
  7. El emisor del cheque no puede ser también el beneficiario del cheque.
    1. No cambiaremos cheques para la misma persona que expide el cheque. El cheque debe venir de una tercera persona:
      1. Ningún cheque hecho a “Efectivo”.
      2. Ningún cheque donde el nombre del emisor y el nombre del beneficiario es el mismo.
      3. Ningún cheque donde el beneficiario sea un funcionario/propietario de la compañía emisora.
      4. Ningún cheque comercial entre compañías con los mismos dueños.
  8. No acepte cheques personales
    1. Sí aceptamos cheques personales. Sin embargo, los cheques personales son más riesgosos y debe tener cuidado. Ningún cheque hecho a “Efectivo”, ningún cheque expedido al emisor. Nosotros cambiaremos cheques para Paisajistas, Plomeros, Encargados de Mantenimiento, etc., pero debe seguir las mismas reglas que para los cheques de nómina: si el emisor es nuevo, usted debe verificar con el emisor y con banco. Solamente cheques repetidos del mismo emisor y para el mismo cliente pueden ser aceptados sin verificación.
  9. No acepte cheques médicos
    1. Nosotros no cambiamos cheques médicos (cheques de reembolso, cheques de clínicas de/para compañías de suministros médicos, etc.). La única excepción es para  cheques de nómina. Usted puede cambiar un cheque de nómina para una enfermera, recepcionista, u ordenado de una clínica u hospital. Sin embargo, usted debe tener mayor cuidado de asegurarse de que sea un cheque de nómina (verifique con el emisor del cheque). Al igual que con los cheques de nómina, estos cheques deben ser generalmente inferiores a $1000, ser de la misma cantidad en cada periodo de pago, y estar impresos a máquina. De lo contrario, ¡no los cambie!

¿Todavía tiene preguntas? Nuestros expertos en la banca de cambio de cheques y cumplimiento están a su disposición. Llame al 877-327-4249 para abrir su cuenta bancaria de negocio de servicios monetarios hoy mismo y ¡Aproveche todos nuestros servicios de la banca de cambio de cheques!      

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