El Operar un Negocio de Cambio de Cheques

El Operar un Negocio de Cambio de Cheques

junio 09, 2017

El operar un negocio de cambio de cheques es una tarea compleja. Cuando usted inicia su negocio, usted tiene que elegir la ubicación, escoger cuáles servicios proveer y preparar un plan de negocios. A partir de ahí, usted necesita registrar y adquirir las licencias apropiadas, desarrollar su proceso de cumplimiento, capacitar empleados y complementar su protocolo de cambio de cheques. Existen muchas cosas que manejar y esto requiere de experiencia y diligencia.  

Cuando su tienda de cambio de cheques esté operando satisfactoriamente, no obstante, valdrá la pena. Usted se convertirá en un centro comunitario, brindando inclusión financiera a aquellos que están excluidos del sistema tradicional bancario. Su negocio de cambio de cheques ayuda a las familias a pagar la renta, pagar sus recibos, cargar sus tarjetas de débito de prepago y a realizar otras operaciones financieras del hogar. Para alcanzar este punto, usted debe hacer lo siguiente:  

  1. Elija sus Servicios de Cambio de Cheques
  2. Registre su Negocio de Servicios Monetarios
  3. Obtenga una Cuenta Bancaria para un Negocio de Servicios Monetarios
  4. Evalúe su Riesgos y Establezca un Programa de Cumplimiento
  5. Desarrolle sus Procesos del Negocio de Cambio de Cheques

Elija Sus Servicios de Cambio de Cheques

Mientras prepara su plan de negocios para su local de cambio de cheques, usted necesita elegir sus servicios de cambio de cheques. Además del cambio de cheques, puede ofrecer servicios financieros como tarjetas de débito de prepago, préstamos a corto plazo, pago conveniente de recibos y cuentas; giros y transferencias electrónicas. Elegir sus servicios dependerá de su clientela y de lo que ellos necesiten.

Los servicios de cambio de cheques son servicios financieros alternativos para las personas sin servicios bancarios, con servicios bancarios restringidos y hasta para aquellos que cuentan con servicios bancarios. Estos servicios unen la brecha en el acceso a la banca tradicional o llenan el vacío para la disponibilidad de fondos. Para aquellos que cuentan con servicios bancarios, los servicios de cambio de cheques son un buen recurso cuando no pueden esperar a que el banco libere sus fondos depositados. Para los que cuentan con servicios bancarios restringidos y los que no tienen servicios bancarios, los servicios de cambio de cheques son esenciales para su vida diaria.   

Registro del Negocio de Servicios Monetarios

Su registro del negocio de servicios monetarios es uno de los elementos más importantes para su MSB. Sin una licencia apropiada y vigente, usted no puede operar legalmente. Pero no todos los negocios de cambio de cheques necesitan registrarse como un MSB (negocio de servicios monetarios).

FinCEN define al MSB como un negocio que opera lo siguiente:

  1. Cambio de cheques
  2. Órdenes de pago (giros)
  3. Cheques de viajero
  4. Transferencias de dinero
  5. Cambio de divisas
  6. Acceso a tarjetas de prepago

Fuera de estos negocios, algunos no necesitan una licencia. Los negocios de cambio de cheques que cambian cantidades superiores a $1,000 por día por cliente se les requieren por ley registrarse formalmente como un MSB (negocio de servicios monetarios). Los cambiadores de cheques que cambian cantidades inferiores a $1,000 por día por cliente no se les requiere que estén registrados formalmente y pueden operar como cambiadores de cheques sin licencia.

Manténgase actualizado con los últimos requisitos en el sitio web de FinCEN.

Cuenta Bancaria del Negocio de Servicios Monetarios

Su cuenta bancaria del negocio de cambio de cheques es otra pieza esencial del rompecabezas. Sin una cuenta bancaria segura, su negocio de cambio de cheques no puede operar. Como cambiador de cheques, todo su modelo de negocios se basa en su capacidad de depositar y compensar los fondos a través de una cuenta bancaria. El encontrar y mantener una cuenta confiable a través de un banco partidario para el cambio de cheques es más difícil que nunca gracias al fenómeno de la reducción de riesgo.

La reducción de riesgo se refiere a la tendencia de los bancos en cortar sus relaciones con sus clientes cambiadores de cheques. Los bancos se involucran en la reducción de riesgo al cancelar cuentas o cerrar sus departamentos de la banca de cambio de cheques en su totalidad. Los cambiadores de cheques raramente reciben una explicación y a menudo se enteran del cierre de su cuenta a través de una carta genérica informándoles sobre la cancelación de su cuenta. La tendencia de la reducción de riesgo inició con la Operación “Choke Point” y sus efectos son transmitidos a los cambiadores de cheques y a su clientela que ellos atienden.   

Riesgo del Cambio de Cheques y el Cumplimiento

El cumplimiento para el cambio de cheques es el acto de evaluar, administrar y reportar el riesgo relacionado con su negocio. Como parte de sus esfuerzos de cumplimiento, los cambiadores de cheques autorizados se les requieren por ley el cumplir con la Ley del Secreto Bancario (LSB). Promulgada en 1970, la LSB (BSA siglas en ingles) busca alentar la cooperación entre los bancos y los MSB para la identificación y prevención del lavado de dinero.

La LSB detalla los requisitos relacionado con muchos aspectos de su negocio de cambio de cheques, los cuales incluyen:

  1. Revisiones Independientes del MSB
  2. Registro del MSB
  3. Lista de Agentes (Representantes) del MSB
  4. Reporte de Actividades Sospechosas del MSB
  5. Establecimiento por escrito de un programa de Anti-Lavado de Dinero
  6. Reporte de Transacciones Monetarias
  7. Mantenimiento de registros
  8. Procesos para MSB ubicados en el extranjero
  9. Tipo de registros y periodo de retención  

Para mantenerse  al corriente con estos requisitos de cumplimiento y manejar efectivamente su riesgo, usted necesita un programa sólido de cumplimiento. Lo más nuevo en tecnología de cambio de cheques del POS (punto de venta) le puede ayudar a capturar datos de KYC (Conozca a su cliente) e informar todo esto a su institución financiera y a los canales apropiados de reporte. El emplear un experto en cumplimiento le asegurará que usted se encuentre a la vanguardia con las nuevas regulaciones y en cumplimiento con las regulaciones actuales.   

Procesos del Negocio de Cambio de Cheques

Cuando su plan de negocios, el registro del MSB, los servicios de cambio de cheques y el programa de cumplimiento estén establecidos, es tiempo de enfocarse en sus procesos del negocio. Estos incluyen la capacitación de empleados, su proceso del cambio de cheques y su protocolo para la apertura y cierre diario de su negocio – entre otras cosas.

La capacitación diligente de empleados le asegura que todos sus empleados estén enterados del riesgo potencial y puedan identificar las señales de alerta antes de que se conviertan en un fraude. Para operar un negocio eficiente y en cumplimiento de cambio de cheques, usted necesita elaborar un proceso de capacitación a empelados. Este proceso incluirá una guía, un bosquejo para la capacitación de nuevos empleados y un calendario para la capacitación anual de los empleados existentes. Su capacitación a empleados debe ser tan seguido como se pueda y estar actualizada basada en las nuevas tendencias en el manejo de riesgo y de las regulaciones.

Una parte de su capacitación se enfoca en la apertura y cierre diario de manera segura de su negocio. Al elaborar un protocolo para esto en su actividad diaria del negocio usted puede disminuir la amenaza de un asalto. Finalmente, el contar con un proceso por escrito para el cambio de cheques les brindará a sus empleados una guía para examinar a los clientes, cambiar cheques, llevar los registros apropiados e informar de conformidad con la LSB (Ley del Secreto Bancario).       

Ya sea que usted piense en iniciar un negocio de cambio de cheques o si ya cuenta y opera un MSB por más de 20 años, es importante el revisar estas áreas de su negocio. El sentirse satisfecho o estar acostumbrado a la rutina son los enemigos del manejo alerta del riesgo.

Al revisar su negocio anualmente o trimestralmente, usted puede identificar las deficiencias y trabajar en ellas para operar un negocio de servicios monetarios redituable y en cumplimiento.  

Si usted desea contar con un socio para navegar la industria del cambio de cheques, comuníquese con NCC. Nuestro equipo cuenta con amplia experiencia en la operación de MSB, la regulación y la prevención de fraudes. NCC también le brinda cuentas bancarias confiables para negocios de cambio de cheques – de manera que usted podrá tachar uno de los puntos pendientes de su lista.

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